Der Dokumentar ist entweder fest in den Redaktionen der Printmedien angestellt oder arbeitet freiberuflich. Inzwischen ist es so, dass die freiberufliche Tätigkeit die häufigste Form der Beschäftigung der Dokumentare ist.
Er arbeitet dann extern für Zeitschriften und Zeitungen, für Anzeigenblätter und Fachzeitschriften, aber auch für das Fernsehen oder für den Hörfunk. So unterschiedlich, wie die Auftraggeber sind, so vielfältig sind auch die Einsatzgebiete.
Der Dokumentar nutzt verschiedene Möglichkeiten für seine Recherche. So ist er in Archiven und Bibliotheken zu finden, er arbeitet mit der Hilfe von Internet, Pressestellen und Presseämtern. Eine enge Zusammenarbeit mit der Redaktion ist unabdingbar.
Der Dokumentar muss, wenn er freiberuflich tätig ist, auf jeden Fall versuchen, für genügend Aufträge zu sorgen. Dies ist nicht immer ganz einfach, denn die Zahl der Dokumentare, die ihre Dienstleistung anbieten, ist hoch, die Nachfrage aber nicht ebenso so stark. Hier hilft es nur, dass sich der Dokumentar auf der Suche nach Aufträgen von der Masse abhebt. Das geschieht zum einen natürlich durch Wissen und Fähigkeiten, die durch ständige Weiterbildungen erworben werden.
Zum anderen ist die Eintragung in Branchenverzeichnissen unverzichtbar und teilweise sogar wertvoller, als eine eigene Homepage zu besitzen. Denn mit der Hilfe der eigenen Homepage kann sich der Dokumentar zwar ausführlich vorstellen, allerdings ist die Chance, dass ein potentieller Kunde den Dokumentar im Branchenverzeichnis findet, weitaus größer. Wichtig ist daher, dass die Suche leicht und differenziert möglich ist. Denn nur mit einer solchen kann speziell nach den Kriterien gesucht werden, die für den Kunden wichtig sind.
Nicht vergessen werden dürfen die Varianten des Direktmarketings, wenn es um die Eigenwerbung für den Dokumentar geht. Hier sollte er auf jeden Fall alle Möglichkeiten ausschöpfen, die ihm zur Verfügung stehen, denn nur so kann er bekannter werden. Eine Beauftragung allein durch den guten Leumund zufriedener Kunden ist gerade am Anfang der freiberuflichen Tätigkeit eher unwahrscheinlich.